刊登于《中国律师》2007年第3期

信息技术与法律文书制作

杭正亚

信息技术是当今现代化最显著的标志和最先进生产力的代表，给许多领域都带来了革命性变革。让信息技术与法律文书制作有机地结合起来，将成为法律文书制作改革的不可或缺的“要素”。本文尝试探讨一些运用信息技术进行法律文书制作的办法，作为引玉之砖抛出。

一、信息技术的运用给法律文书制作，带来了全新的思维方式、认知模式、工作方法和表现形式。

1、它不是简单的电脑打字，而是人脑与电脑、网络相结合的全新思维方式。

提到运用信息技术制作法律文书，有人认为就是用电脑打字来制作法律文书,其实这是一种片面的看法。传统法律文书写作的思维方式，完全是单一的人脑思维，受稿纸等有限三维物理空间的影响和制约，并按照时空的流程来展示文字，表达意思。由于电脑写作载体几乎没有空间限制，制作法律文书时，完全可以随意地从文本或者网络等媒体的一点跳到另一点，完全可以在不同的文本、媒体之间穿梭往来，不同的因素相互影响和交叉形成网状结构，大大拓展了思维的自由空间，从而打破了线性思维的传统模式，向人们提供了一种信息时代的新思维。

2、它不是简单的填写表格，而是纵向知识积累、横向观点碰撞相结合的认知模式。

法律文书是一种格式文书，具有固定的格式，同一种类的法律文书基本结构和写法大致相同。但不同种类的文书内容和写法又有区别，且要引用不同的法律条文。用电脑写作可以把我们从抄写、查找等简单的、重复的手工劳动中解放出来，就可以像填空一样，轻松自如。用这种方法制作法律文书优点有：一是速度快，省去了简单的、重复的写作；二是内容全，不会因疏忽而漏掉有关内容；三是质量高，格式固定，非常规范。但是，它又不仅仅是简单的“填写”法律文书，它可以将作者历年来的法律文书方面的知识、资料随时调出来，还可以借助于网络，搜索与某项法律文书制作相关或者有益的观点、资料，新旧知识交融，各种观点碰撞，能够制作出既有固定格式，又有个性特点的法律文书。

 3、它不是仅仅改变书写工具，而是一种变革的全新工作方法。

法律文书的电脑制作取代传统写作，决不是简单的书写工具的改变，而是法律文书制作的工作方法革命性转变。信息技术的运用，将改变法律文书的一支笔、一张纸的传统写作方式，而电脑的文字输入和屏幕显示将成为一种新的信息表达和传递方式。电脑制作高效、灵活，文字输入快捷流畅。大块文字可随意结合，句子可随意扩张，信息的剪切、复制、粘贴，以及跨文本的调用，都极为方便。电脑制作不仅可以大大提高文本质量，减少重复性劳动，而且更重要的电脑不仅是一种文字输入工具，而且是改变人们工作方法的变革力量。

 4、它不是仅是书面文本的打印信息，而是一种读者数量多、储存容量大、传播速度快的文本表现形式。

电脑制作的法律文书是一种电子文本，其表现形式是全新的：一是读者数量多，传统的法律文书文本是纸张形态，存在和传播受三维时空的限制，读者十分有限，并随着时间推移使用价值日益降低；电脑制作的法律文书文本是信息形态，通过网络终端可被所有网络成员所共享，可供无限多的人阅读，其文本价值会因为读者的增加而越来越高。二是储存容量大，电子文本没有体积和重量，可无限复制。利用电子文本保存法律文书，容量非常大，而且能使其不致湮灭，相等于找了一个低成本、高效力的资料库。三是传播速度快，电子文本完成以后，以光速传播，瞬间传递，不受时空限制，其信息的接受和利用率要远远高于单一、平面的传统文本。而读者阅读电子文本，尤其是“超文本”和“超媒体”，将进入一个更加新颖的创造天地。

二、如何运用信息技术制作法律文书

时下人们所理解运用信息技术制作法律文书，主要是指电脑制作法律文书，一般要经过有三个阶段：第一阶段是简单填空阶段，是指借助电脑制作法律文书，即运用电脑，以键盘、电子笔、语音输入器等作为书写工具，以电脑屏幕作为信息的显示界面，以电脑硬盘、U盘、软盘、光盘作为信息的承载体，以互联网络作为信息的传递工具和途径的制作方式和行为。第二阶段是综合思维阶段，是指在第一阶段的基础上，以人脑为主进行思维，以电脑、网络上的资料、软件为辅进行综合思维的制作方式和行为。第三阶段是电脑制作阶段，指让电脑制作，即由电脑代替人脑自主地完成法律文书的制作过程。目前的电脑制作仍处于第一、二阶段，本文也是以第一、二阶段为主要内容进行探讨。

1、电脑制作法律文书的条件

①硬件准备

一台电脑是必须准备的，低配置的也可，高配置当然更好。另外，根据各人需要再配备电脑相关设备，如打印机、扫描仪、网络通讯设备。

②软件准备

A、中文文字处理软件。WIN95、WIN98、WIN2000、WINXP下的WORD2000、WORD2003或WPS2000，为中文制作提供了极好的工具。

B、写作软件。它能提供多方面的帮助，如能够减轻写作过程中经常进行的解字查词、改错润色、引经据典、寻章摘句等方面的脑力劳动强度。如写作之星就是一个具有代表性的写作软件，除了具有WORD基本功能外，还具有助写、语言库、应用文、用户库和资料等辅助功能。

C、多功能的电子辞典。它仅在屏幕的一个角落出现，不影响已写成的文字，能为作者解释词义，提供各种同义词、近义词和反义词，帮助作者准确使用词汇，丰富文章词汇，使表达更加多样化。

D、校对软件。它不仅可以查对文字错误，还能进行语法检查和分析，避免出现语文基础方面的错误，减轻作者修改文章的负担，将精力集中在思想内容和表现形式上，提高法律文书的质量。在输入文字的同时，电脑以多任务方式在背景下提供自动查错、改错的功能，对怀疑用错的字词，电脑会用醒目的方式标出，或者直接改正。市场上流行的“黑马校对软件”，校错率相对较高。

③技能准备

主要是指掌握一种输入方法，中文输入方法较多，我是采用五笔字形输入法，录入相对速度快，但拆字记码较难，只要下点功夫并不难掌握。双拼、全拼不需专门学习，但输入频率又太慢，而且如果拼音不准则容易输入错误。为照顾不愿改变手写习惯的文字工作者，一些电脑软件开发公司又发明了“笔输入式”方法。随着电脑技术的发展，出现了“语音处理支持”，比如IBM公司开发的语音识别软件能“听懂”人的谈话声。作者仅需对着电脑的话筒口述写作内容，电脑就能将语音直接转换为屏幕上的文字，进一步减轻了操作技术上的负担。

比较上述众多的输入方法，我还是推崇五笔字型输入法。目前市场上流行的“智能陈桥五笔”，尤其对于电脑制作法律文书作用更大，我将在下面专业准备中谈一谈自己的体会。

④专业准备

A、组织自己的专业词库文件

法律文书的制作必然要使用法律术语和专业词组，用智能陈桥可以直接建立。智能陈桥具有强大的常用词库管理功能，它能把作者要用的词组增加到常用词库中，还能把常用词库中不需要的词组删除掉。经过这样准备，作者就可以非常轻松地敲四个键，各种法律术语和专业词组就可以非常快速地跳跃到文本上。

B、建立法律文书格式文本档案

法律文书是一种高度程式化的文书，其形式结构、内容要素等都有严格的要求。对于这种高度程式化的文书，要建立自己的法律文书格式文本档案。我是采用两种方法建立：

第一种方法是采用文件夹的方法分类保存，主要是对于不常用的法律文书格式文本，按照不同的种类建立文件夹，分类保存。需要时采用复制、粘贴的方法，将格式文本调出来。

第二种方法是采用智能陈桥定义编辑短文的方法，将法律文书格式文本保存到智能陈桥的定义编辑短文中。经过一系列规定的操作，各种法律文书文本就可以通过依次分别键入“分号键＋引号键（分号键旁边的键）＋定义的编码＋空格”，，即只要敲七个键就可在几秒种内调出。

C、安装法规检索软件、文献检索软件、案例检索软件

目前市场上各类法规数据库非常多，可以选择一种安装，能够通过各种方法进行检索查询。文献检索软件、案例检索软件安装的目的，是为了制作法律关系比较复杂的法律文书时参考借鉴。

D、建立自己的资料库

从事法律文书制作必定要收集和利用大量的资料，在具体制作的时候再查找、梳理、排队和引用。收集资料时的庞杂，编写索引时的零乱，使用材料时的繁复，使人忙乱不堪，且事倍功半。用电脑来处理这些过程，可使制作有条不紊，且事半功倍。特别是法律文书的修改和再次利用，用电脑来处理，更是得心应手。

2、电脑制作法律文书的基本步骤

法律文书在规范外部结构方面主要有四种结构方式，四种方式电脑制作的方法不同：

一是填写式文书，即构成要素较为单一且大部分内容已经固定，只有少量内容由制作者填写的法律文书。对于填写式的文书，完全可以采用填写的方法来完成，无需研究。

二是表格式文书，即采用表格的方式来表现一定内容的法律文书。对于表格式的文书，也完全可以采用填写的方法来完成，无需研究。

三是笔录式文书，即以文字形式如实记录诉讼活动或非诉讼活动的文书，又可分为记录话语的笔录和记录行为的笔录两类。笔录式的文书，最前与最后的内容都有格式的规定，这些部分完全可以用固定的内容来复制。

四是制作式文书，即制作时需要叙述事实、阐述理由并在此基础上作出结论的规范性法律文书。这类文书在法律文书中占主流地位。在规范样式时，结构非常完整，但规定的内容只是文书的形式要素，主要结构内容还要靠作者根据案情来决定。我们讨论的主要是制作式文书的电脑制作。

①选择好文本格式并进行机械型填写

法律文书的主要特点有“四固定”：一是结构固定，每个法律文书的形式结构都分为首部、正文、尾部等三个组成部分。二是事项固定，不同文种的事项有不同的规定和要求，一般固定不变。甚至每一事项的各个要素既不能任意增减，也不能颠倒次序。例如，当事人的身份事项，一般要求依次写明：姓名、性别、年龄、民族、籍贯、职业、住址。三是称谓固定，法律文书中当事人的称谓，必须严格按照法律的规定来书写，而不能随意书写。四是用语固定，法律文书中的许多用语也是固定的，其中有的是约定俗成，有的是文书格式规定的用语。文本格式可以从自己所建立的法律文书格式文本档案中查找，也可以从法律软件中查找，还可以通过网络查找。对于自己所建立的法律文书格式文本档案中尚没有存档的，应当复制存档，以备下次使用。一般法律文书的首部和尾部都是填写式的内容，完全可以机械型填写。而对于正文部分，主要是事实与理由的内容，则要进行创造型的写作。

②进行创造型写作

这里所指的创造性写作，是指不需要传统起草就能直接能面对电脑屏幕，进行非填空性的写作。传统的法律文书写作之前，往往都要有一个完整而严密的构思过程，材料要准备齐全才能动笔。由于电脑写作，光标点到哪里就可以在哪里插入或删除，完整的构思已显得多余，齐全的材料准备也似无必要。我们完全可以想到哪儿写到哪儿，写到哪儿再想到哪儿。只要那套复制、粘贴、查找、替换的技术熟练起来，完全可以突破时间和逻辑顺序的线性轨道，自由翱翔于写作的广阔天地。由于目前法律文书制作方面的软件还很不完善，我们可以综合运用下列方法，进行法律文书的助写：

第一、从自己电脑的资料库中调出同类或者类似的过去写作资料参考，并结合实际案例思考。

第二、法律文书制作必须适用法律、法规，即要具体适用实体法和程序法，每个法律文书都要根据具体案情事实来适用具体的法律条款。从安装在自己电脑的法规检索软件、文献检索软件、案例检索软件中，调出相对应的法律、行政法规、司法解释等规范性文件，文献资料以及同类或者类似案例，并结合实际案例思考。

第三、通过网络寻觅相对应的法律、行政法规、司法解释等规范性文件，文献资料以及同类或者类似案例，并结合实际案例思考。现在，互联网上的法律资源正在成为一个引人瞩目的亮点。全国的法律网站成千上万，网上法律资源是一个巨大的信息宝库，既丰富又庞杂。如果不知道具体的法律网站，可以通过搜索引擎找到法律网站类目，还可以直接搜索资料，最好用的搜索引擎有GOOGLE（www.google.com）和百度（www.baidu.com）等。利用搜索引擎的好处是可以直接用关键字进行搜索，特别是对自己生疏的法律知识，输入几个关键字，各种资料应有尽有。

③进行修改、润色、校对

利用电脑中安装的多功能电子辞典、写作软件，对法律文书草稿进行修改，利用电脑中的同义词、近义词和反义词功能进行润色，利用电脑中的校对软件进行校对。

三、信息时代的法律文书制作的思考与展望

1、信息时代呼唤更好、更多的法律文书制作软件诞生

目前的法律文书制作软件还没有完全走出传统法律文书制作的思维方式，一味用电脑软件去模仿传统的手工处理模式，具有创造性的新软件开发不够。关于电脑自主智能制作法律文书，人们也存在疑虑。有人认为，写作本来是一项充满了人类智慧的创造性、个性化活动，用电脑的机械制作来代替人脑的创造，是违背写作本质的。但是，电脑制作达到智能化程度后，可能会对法律文书制作带来一些冲击，但法律文书是一种数量较大，种类较多，应用广泛的实用性文体，用这种快速制作以代替人的简单劳动并没有什么害处。相反可以使法律文书的制作者从简单劳动中解放出来，让其聪明和才智充分发挥到体现案件特点、反映作者个性的创造性写作之中。这就需要更好、更多的法律文书制作软件诞生。可以设想，将来人们根据案件情况，向制作软件的表格中输入几个关键词，一篇有血有肉的法律文书，就展现在人们面前。法律文书的作者，将把主要精力用在对法律文书的修改和润色上。

2、信息时代呼唤法律文书电子文本与纸质文本“双轨”运行

目前，与法律文书相关的规定，都是针对纸质法律文书制定的，无法适应信息时代的需要。我国法律文书的电子文本尚不具备与纸质文本同等的法定效力，这可能将成为法律文书信息化发展的瓶颈。利用电子邮件将法律文书传递给当事人，不仅提高了工作效率，降低了工作成本，但这样不符合有关送达方面的法律规定。法律文书的电子签名、电子签章、电子指纹等从技术上讲，已经不成问题，但其法律地位还没有确认。法律文书在归档时，如果仅仅是电子文本也不会被认可。这些问题如果迟迟不解决，法律文书的信息化将继续停留在现有的水平，难以有根本性突破。为了突破这个瓶颈，应当逐步将法律文书的电子文本与纸质文本进行“双轨”运行，最初可以选择一些比较简单、相对不重要的法律文书进行尝试，再逐步推广。

3、信息时代呼唤传统的法律文书制作方法进行改革

各国司法机关利用信息技术，改善司法条件，改变传统的司法形式和法律文书状况，已成为司法新趋势。例如，新加坡的法院利用电子入禀系统接通律师楼，充当电子邮递员，使诉讼当事人、律师可以不出庭，揭开司法审判新形式，向无纸张诉讼发展。又如美国弗吉尼亚州威廉斯堡的威廉和玛丽法学院与联邦法院国家中心共同发起于2001年4月1日举办了模拟的“网上法庭”模式。我国也有不少法院通过互联网公布裁判文书和送达司法文书，收到了较好的效果。2007年1月4日，福建省沙县法院利用QQ网络审理了一起跨国婚姻纠纷案。我们还可以设想，在法律文书的电子签名、电子签章、电子指纹确认无误的情况下，对于异地特别是境外的当事人不到法院所在地，就可以完成立案、审理、判决或调解、送达等程序，这更需要大量的法律文书电子文本。

可以预见，在不久的将来，法律文书的信息输入电脑将取代笔与纸制作方式，法律文书信息的自动流转和共享将取代不同诉讼环节对法律文书相同信息的重复书写，网上办案将在法律文书电子文书、电子档案的基础上，实现诉讼程序的网络化，文书送达、卷宗移送、甚至审讯、开庭均可以通过网络视频系统进行。未来的司法审判及其法律文书必将更加倚重信息技术。这是新趋势、大方向，不可逆转!法律工作者也应面向现代化、面向世界、面向未来，机敏地把握住信息时代带来的机遇，努力探索，迎接挑战，从速改变传统的法律文书制作的观念与做法，为司法改革作出新贡献!